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Code source wiki de Saisir dans Flora

Version 14.1 par Doriane Bautista le 2025/05/27 14:36
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1 **Sommaire**
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3 {{toc/}}
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5 = Ouvrir et visualiser une grille de saisie =
6
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8 Pour saisir des données dans Flora, plusieurs grilles de saisie standards sont disponibles. Ces grilles prennent en compte les spécificités liées aux différents types d'objets référencés, niveaux de description utilisés, etc.
9
10 Pour accéder à la grille de saisie, chaque table présente la même fonctionnalité de création :
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12 [[image:1734100425934-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
13
14
15 Après avoir cliqué sur le [[image:1734100449837-663.png||height="48" width="49" class="img-thumbnail"]], l'utilisateur accède à la liste des grilles de saisie disponibles.
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18 (% class="box infomessage" %)
19 (((
20 //Plusieurs grilles de saisie peuvent être proposées, tout dépend du contexte et des droits dont l'utilisateur dispose dans Flora.//
21 )))
22
23
24 == Choisir une grille de saisie ==
25
26
27 Lorsque la liste des grilles de saisie s'affiche, sélectionner la grille à utiliser en cliquant dessus, puis, cliquer sur Valider pour l'ouvrir - ou bien double-cliquer sur la grille de saisie-.
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30 [[image:1734100512716-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
31
32 (% style="text-align: center;" %)
33 //Choix de la grille de saisie beaux-arts pour une notice de bien//
34
35
36 [[image:1734100556744-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
37
38 (% style="text-align: center;" %)
39 //Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)//
40
41
42 == Visualiser la grille de saisie ==
43
44
45 Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :
46
47 * En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.
48 * La zone centrale est réservée à la saisie.
49 * Dans la partie inférieure, le bouton [[image:1734100638058-491.png||class="img-thumbnail"]]donne accès à la saisie rapide.
50
51 [[image:1734100698968-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52
53 (% style="text-align: center;" %)
54 //Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies//
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57 (% class="box infomessage" %)
58 (((
59 //Certaines spécificités sont liées à la norme métier exploitée. Ainsi, dans un contexte de référencement de catalogue bibliographique régi par la normalisation Unimarc, un certain nombre d'outils complémentaires sont présentés lors de la saisie : onglets pour choix d'affichage des libellés/étiquettes, champs composites, ajout/insertion de champs, vue Unimarc (voir paragraphe sur les grilles Unimarc).//
60 )))
61
62
63 == Regroupements de champs ==
64
65
66 Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.
67
68 Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.
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70
71 === Afficher un regroupement de champs ===
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74 Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.
75
76 Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.
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78 [[image:1734100724506-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
79
80 (% style="text-align: center;" %)
81 //Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique//
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84 === Afficher la totalité de la grille ===
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87 La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.
88
89 [[image:1734100760923-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
90
91 (% style="text-align: center;" %)
92 //Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//
93
94 === Fermer/ouvrir une section ===
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97 A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en **sections.** Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.
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99
100 [[image:1734100808924-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101
102 (% style="text-align: center;" %)
103 //Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//
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107
108 = Types de saisie =
109
110
111 Dans Flora, la saisie des différentes informations est normalisée pour faciliter la saisie et assurer une base de données cohérente et homogène.
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113
114 == Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers ==
115
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117 Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
118
119 [[image:1744198591326-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
120
121 (% style="text-align: center;" %)
122 //Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
123
124 Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
125
126 * Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png||class="img-thumbnail"]].
127
128 Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
129
130 [[image:1744198674782-545.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131
132 (% style="text-align: center;" %)
133 //Exemple avec une notice autres documents//
134
135 [[image:1744198726056-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136
137 (% style="text-align: center;" %)
138 //Résultat//
139
140 * Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png||class="img-thumbnail"]].
141
142 La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
143
144 [[image:1744198798500-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145
146 (% style="text-align: center;" %)
147 //Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
148
149
150 Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png||height="40" width="51" class="img-thumbnail"]] dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
151
152 [[image:1744198987527-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="559" width="413" class="img-thumbnail"]]
153
154 (% style="text-align: center;" %)
155 //Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
156
157 Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png||height="38" width="49" class="img-thumbnail"]] avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
158
159 [[image:1744199046837-528.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160
161 (% style="text-align: center;" %)
162 //Résultat//
163
164 Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
165
166
167 [[image:1744199133459-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
168
169 (% style="text-align: center;" %)
170 //Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
171
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173 [[image:1744199321440-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174
175 (% style="text-align: center;" %)
176 //Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
177
178
179 === Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
180
181
182 [[image:1744199450803-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183
184
185 * [[image:1744200154013-335.png||height="48" width="36" class="img-thumbnail"]] retourner sur la notice
186 * [[image:1744200173773-567.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] valider l'ajout d'un document
187 * [[image:1744200248285-737.png||height="38" width="36" class="img-thumbnail"]] annuler l'association d'un document
188 * [[image:2025-04-09_14h01_32.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] ajouter un dossier
189 * [[image:1744200306410-626.png||height="40" width="39" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier bureautique
190 * [[image:1744200336429-184.png||height="47" width="37" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier photo
191 * [[image:1744200363870-496.png||height="29" width="40" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier vidéos-sons
192 * [[image:1744200401014-873.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le bas un document
193 * [[image:1744200414180-540.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le haut un document
194 * [[image:1744200455510-180.png||height="40" width="40" class="img-thumbnail"]] modifier les attributs d'un document
195 * [[image:1744200502704-220.png||height="40" width="42" class="img-thumbnail"]] couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
196 * [[image:1744200560571-305.png||height="46" width="44" class="img-thumbnail"]] coller un document dans un autre dossier
197 * [[image:1744200590083-440.png||height="35" width="42" class="img-thumbnail"]] supprimer le document
198
199
200
201
202 == Champ avec longueur maximum et/ou minimum ==
203
204
205 Certains champs sont limités en nombre de caractères.
206
207 [[image:1744266160949-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="558" width="1250" class="img-thumbnail"]]
208
209 (% style="text-align: center;" %)
210 //Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)//
211
212
213 Il s'avère impossible de saisir plus de 6 caractères ; si l'utilisateur en saisit moins, un message d'erreur s'affiche lors de la validation de la notice, puisque les longueurs maximum et minimum sont définies toutes les deux à 6 : La longueur minimale de ce champ doit être : 6.
214
215 [[image:1744266192457-961.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216
217 (% style="text-align: center;" %)
218 //Message d'erreur Champ Coden (Bibliothèque)//
219
220
221 (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
222 (((
223 (% style="text-align: left;" %)
224 //Il n'est pas obligatoire de paramétrer une longueur maximum et minimum. Si les deux sont possibles, elles peuvent bien sûr avoir des valeurs différentes.//
225 )))
226
227
228 == Champ stocké en majuscules ou minuscules ==
229
230
231 Pour normaliser la saisie et assurer la cohérence de la base, certaines données alphabétiques peuvent être automatiquement enregistrées en majuscules ou minuscules.
232
233 [[image:1744266239232-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234
235 (% style="text-align: center;" %)
236 //Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)//
237
238
239 Dès que l'on se positionne sur une autre zone de saisie, le contenu se convertit automatiquement en majuscules.
240
241
242 == Champ numérique avec valeur minimum et/ou maximum ==
243
244
245 Certains champs numériques ont aussi des limitations.
246
247 Par exemple, il n'est pas possible de dépasser :
248
249 * 12 mois
250 * 31 jours
251 * 24 heures
252
253 De la même manière, il est possible d'imposer des valeurs minimales.
254
255 [[image:1744266986655-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
256
257 (% style="text-align: center;" %)
258 //Exemple avec le calendrier simple du Champ date de l'avis, dans la grille de saisie des biens//
259
260
261
262 == Champ à valeur unique ==
263
264
265 Certains champs sont à valeur unique. Cela permet d'éviter les doublons.
266
267 Si l'on essaye de créer un nouveau bien qui a le même numéro d'inventaire qu'un bien déjà affecté aux collections, Flora détectera une violation d'unicité et empêchera l'enregistrement de la notice doublon.
268
269 Il en va de même dans la Bibliothèque :
270
271 [[image:1744267070753-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
272
273 (% style="text-align: center;" %)
274 //Affichage du champ N°ISBN avec saisie d'un numéro déjà affecté à un ouvrage dans Flora//
275
276
277 Lors de l'enregistrement de la notice, un message d'erreur s'affiche :
278
279 [[image:1744267106535-728.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
280
281 (% style="text-align: center;" %)
282 //Message de contrôle d'unicité sur le catalogue//
283
284
285 == Caractères à ignorer à l'indexation ==
286
287
288 (% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)
289 (((
290 (% style="text-align: left;" %)
291 //Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
292 )))
293
294 Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
295
296
297 [[image:1744266472839-529.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298
299 (% style="text-align: center;" %)
300 //Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
301
302 [[image:1744266523925-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303
304 (% style="text-align: center;" %)
305 //Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
306
307 [[image:1744266561792-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
308
309 (% style="text-align: center;" %)
310 //Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
311
312
313 Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
314
315 [[image:1744266635460-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
316
317 (% style="text-align: center;" %)
318 //Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
319
320
321 [[image:1744266659890-594.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
322
323 (% style="text-align: center;" %)
324 //Affichage du contenu du champ entre crochets//
325
326
327 == Champ pré-renseigné ==
328
329
330 Un champ pré-renseigné est constitué de valeurs par défaut ou de valeurs héritées d'un contexte de saisie.
331
332 Dans la grille de saisie complète de la Bibliothèque, plusieurs champs contiennent des valeurs dès l'ouverture de la grille.
333
334
335 **Certains champs renseignés automatiquement peuvent être modifiables** : la valeur par défaut est simplement celle estimée la plus courante. Ainsi, dans la Bibliothèque, pour un document de type monographie : le** type document** est monographie, le **support **est papier, et nous supposons qu'il s'agit d'une **nouvelle acquisition**, mais ces valeurs sont modifiables.
336
337 [[image:1744266714195-921.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
338
339 (% style="text-align: center;" %)
340 //Affichage du regroupement de champs Général dans la grille de saisie complète de la  Bibliothèque//
341
342
343 Certains champs, tels que l'opérateur de saisie, la date de saisie s'implémentent automatiquement. De la même façon, les champs modifié par et date de modification seront automatiquement renseignés par Flora au moment de la modification d'une notice. **Ces champs ne sont pas modifiables.**
344
345 __Exemple pour la table des biens __: champs system automatiquement implémentés et non modifiables par les utilisateurs.
346
347 [[image:1744266867121-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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