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Modifications pour le document Saisir dans Flora

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/29 15:56
Depuis la version 23.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/07 14:51
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 14:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.PSZ
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,127 +1,204 @@
1 -|(% style="width:840px" %)(((
2 -(% class="box" %)
1 +**Sommaire**
2 +
3 +{{toc/}}
4 +
5 += Ouvrir et visualiser une grille de saisie =
6 +
7 +
8 +Pour saisir des données dans Flora, plusieurs grilles de saisie standards sont disponibles. Ces grilles prennent en compte les spécificités liées aux différents types d'objets référencés, niveaux de description utilisés, etc.
9 +
10 +Pour accéder à la grille de saisie, chaque table présente la même fonctionnalité de création :
11 +
12 +[[image:1734100425934-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
13 +
14 +
15 +Après avoir cliqué sur le [[image:1734100449837-663.png||height="48" width="49" class="img-thumbnail"]], l'utilisateur accède à la liste des grilles de saisie disponibles.
16 +
17 +
18 +(% class="box infomessage" %)
3 3  (((
4 -Cette page vous guide dans la prise en main des grilles de saisie dans Flora.
5 -\\Elle présente l’organisation générale de l’interface de saisie, quels que soient la table concernée (biens, bibliothèque, personnes…) ou le type de notice à créer
20 +//Plusieurs grilles de saisie peuvent être proposées, tout dépend du contexte et des droits dont l'utilisateur dispose dans Flora.//
6 6  )))
7 7  
8 -(((
9 -= Qu'est-ce qu'une grille de saisie ? =
10 10  
11 -Une grille de saisie est un formulaire structuré, permettant de renseigner les champs d'une notice selon un modèle standardisé.
24 +== Choisir une grille de saisie ==
12 12  
13 -= Structure générale d’une grille de saisie =
14 14  
15 -Toutes les grilles de saisie dans Flora partagent une **organisation cohérente**, pensée pour optimiser la saisie, même si le contenu varie selon les normes documentaires.
27 +Lorsque la liste des grilles de saisie s'affiche, sélectionner la grille à utiliser en cliquant dessus, puis, cliquer sur Valider pour l'ouvrir - ou bien double-cliquer sur la grille de saisie-.
16 16  
17 -|=(% style="vertical-align: middle; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément de la grille|=(% style="vertical-align: middle; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Description
18 -|**Zone centrale**|Partie principale où les champs sont renseignés
19 -|**Menu à gauche**|Permet de naviguer entre les regroupements de champs
20 -|**Bouton de saisie rapide (en bas) **[[image:1754557965715-163.png]] |(% style="vertical-align:middle" %)Raccourci pour accéder à des fonctions de saisie rapide
21 -|**En dessous de la zone centrale**|(% style="vertical-align:middle" %)Bouton d'enregistrement ou d'abandon de la saisie en cours
22 -|**Tout en bas**|(% style="vertical-align:middle" %)Dans certaines grilles de saisie soumises à des normes, comme UNIMARC, affichage de la structure normalisée de la vue UNIMARC brute
23 -|**Onglets d'affichage**|(% style="vertical-align:middle" %)Dans certaines grilles de saisie soumises à des normes, comme UNIMARC, les onglets permettent de basculer entre libellés lisibles et étiquettes codées
24 24  
30 +[[image:1734100512716-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
25 25  
32 +(% style="text-align: center;" %)
33 +//Choix de la grille de saisie beaux-arts pour une notice de bien//
26 26  
27 -[[//Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies//>>image:1734100698968-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
36 +[[image:1734100556744-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
29 29  
38 +(% style="text-align: center;" %)
39 +//Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)//
40 +
41 +
42 +== Visualiser la grille de saisie ==
43 +
44 +
45 +Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :
46 +
47 +* En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.
48 +* La zone centrale est réservée à la saisie.
49 +* Dans la partie inférieure, le bouton [[image:1734100638058-491.png||class="img-thumbnail"]]donne accès à la saisie rapide.
50 +
51 +[[image:1734100698968-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 +
53 +(% style="text-align: center;" %)
54 +//Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies//
55 +
56 +
57 +(% class="box infomessage" %)
58 +(((
59 +//Certaines spécificités sont liées à la norme métier exploitée. Ainsi, dans un contexte de référencement de catalogue bibliographique régi par la normalisation Unimarc, un certain nombre d'outils complémentaires sont présentés lors de la saisie : onglets pour choix d'affichage des libellés/étiquettes, champs composites, ajout/insertion de champs, vue Unimarc (voir paragraphe sur les grilles Unimarc).//
60 +)))
61 +
62 +
30 30  == Regroupements de champs ==
31 31  
32 -Les grilles sont divisées en **regroupements de champs** pour alléger la vue et structurer la saisie selon des blocs thématiques (identification, datation, localisation…).
33 33  
34 -* La liste des regroupements est accessible via un menu située généralement à gauche..
35 -* Vous pouvez naviguer entre regroupements pour remplir les différentes parties de la notice.
36 -* Une option spéciale **"Grille standard"** permet d’afficher tous les regroupements à la suite, dans une seule vue étendue.
66 +Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.
37 37  
38 -Ces regroupements facilitent la saisie ciblée et permettent une meilleure lisibilité, surtout pour les notices complexes.
68 +Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.
39 39  
40 40  
41 -[[//Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique//>>image:1734100724506-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +=== Afficher un regroupement de champs ===
42 42  
43 43  
74 +Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.
44 44  
45 -[[//Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//>>image:1734100760923-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.
46 46  
78 +[[image:1734100724506-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
47 47  
48 -== Sections internes ==
80 +(% style="text-align: center;" %)
81 +//Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique//
49 49  
50 -À l’intérieur d’un regroupement, les champs peuvent être **regroupés en sections** logiques répétables ou non, dites aussi blocs (ex. : identification, datation, localisation…).
51 51  
52 -* Chaque section est **encadrée et repliable** à l’aide d’un bouton « ouvrir/fermer » [[image:1754570429483-142.png||height="19" width="25"]].
53 -* Cela permet d’aérer la grille et de se concentrer sur les champs pertinents au fur et à mesure de la saisie.
84 +=== Afficher la totalité de la grille ===
54 54  
55 -[[image:1734100808924-431.png]]
56 56  
87 +La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.
88 +
89 +[[image:1734100760923-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
90 +
57 57  (% style="text-align: center;" %)
58 58  //Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//
59 59  
60 -= Accéder à une grille de saisie =
94 +=== Fermer/ouvrir une section ===
61 61  
62 -La saisie d’une notice dans Flora commence toujours par l’ouverture d’une **grille de saisie**, adaptée au contexte documentaire.
63 63  
64 -1. Depuis la table concernée (ex. : table des biens), cliquez sur l’icône **Créer une notice** dans la barre d’outils.
65 -1. Une fenêtre s’ouvre et vous propose une ou plusieurs grilles disponibles.
66 -1. Sélectionnez la grille souhaitée, puis cliquez sur **Valider** ou double-cliquez pour l’ouvrir.
97 +A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en **sections.** Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.
67 67  
68 -Le choix de la grille dépend :
69 69  
70 -* du type de données à saisir (ex. : bien, entrée, document, etc.),
71 -* des standards utilisés (ex. : Unimarc pour les notices bibliographiques),
72 -* de vos droits d’utilisateur.
100 +[[image:1734100808924-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
73 73  
74 -(% class="box successmessage" id="HPointsE0retenir" %)
75 -(((
76 -**Bonne pratiques**
102 +(% style="text-align: center;" %)
103 +//Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//
77 77  
78 -* Chaque grille est adaptée à un contexte documentaire précis
79 -* L’interface est structurée en regroupements de champs et sections pour plus de clarté
80 -* Le confort de saisie est renforcé par des outils de navigation, de repli, et de saisie rapide
81 -* Des grilles spécifiques (ex. Unimarc) intègrent des normes métiers complexes
82 -)))
83 83  
84 84  
85 85  
108 += Types de saisie =
86 86  
87 -[[(% style="text-align: center;" %)
88 -//Ajouter une notice//>>image:1734100425934-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
111 +Dans Flora, la saisie des différentes informations est normalisée pour faciliter la saisie et assurer une base de données cohérente et homogène.
90 90  
91 -[[//Sélection d'une grille de saisie//>>image:1734100512716-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
114 +== Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers ==
93 93  
94 -[[//Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)//>>image:1734100556744-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  
96 -
97 -)))
98 -)))|(% style="width:300px" %)(((
99 -(% class="box" %)
100 -(((
101 -**Sommaire**
117 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
102 102  
103 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
119 +[[image:1744198591326-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 104  
105 -
106 -)))
121 +(% style="text-align: center;" %)
122 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
107 107  
108 -(% class="box" %)
109 -(((
110 -**Aller plus loin**
124 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
111 111  
112 -* Comprendre les types de champs et leur contrôle
113 -* Exploiter les outils d'aide à la saisie
114 -)))
126 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png||class="img-thumbnail"]].
115 115  
116 -(% class="box" %)
117 -(((
118 -**Icônes principales**
128 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
119 119  
120 -* (((
121 -[[image:1754570596768-565.png]] Créer / Ajouter
122 -)))
123 -* [[image:1754557965715-163.png]] fonction de saisie rapide
130 +[[image:1744198674782-545.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +
132 +(% style="text-align: center;" %)
133 +//Exemple avec une notice autres documents//
134 +
135 +[[image:1744198726056-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 +
137 +(% style="text-align: center;" %)
138 +//Résultat//
139 +
140 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png||class="img-thumbnail"]].
141 +
142 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
143 +
144 +[[image:1744198798500-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 +
146 +(% style="text-align: center;" %)
147 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
148 +
149 +
150 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png||height="40" width="51" class="img-thumbnail"]] dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
151 +
152 +[[image:1744198987527-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="559" width="413" class="img-thumbnail"]]
153 +
154 +(% style="text-align: center;" %)
155 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
156 +
157 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png||height="38" width="49" class="img-thumbnail"]] avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
158 +
159 +[[image:1744199046837-528.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160 +
161 +(% style="text-align: center;" %)
162 +//Résultat//
163 +
164 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
165 +
166 +
167 +[[image:1744199133459-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
168 +
169 +(% style="text-align: center;" %)
170 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
171 +
172 +
173 +[[image:1744199321440-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174 +
175 +(% style="text-align: center;" %)
176 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
177 +
178 +
179 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
180 +
181 +
182 +[[image:1744199450803-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 +
184 +
185 +* [[image:1744200154013-335.png||height="48" width="36" class="img-thumbnail"]] retourner sur la notice
186 +* [[image:1744200173773-567.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] valider l'ajout d'un document
187 +* [[image:1744200248285-737.png||height="38" width="36" class="img-thumbnail"]] annuler l'association d'un document
188 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] ajouter un dossier
189 +* [[image:1744200306410-626.png||height="40" width="39" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier bureautique
190 +* [[image:1744200336429-184.png||height="47" width="37" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier photo
191 +* [[image:1744200363870-496.png||height="29" width="40" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier vidéos-sons
192 +* [[image:1744200401014-873.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le bas un document
193 +* [[image:1744200414180-540.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le haut un document
194 +* [[image:1744200455510-180.png||height="40" width="40" class="img-thumbnail"]] modifier les attributs d'un document
195 +* [[image:1744200502704-220.png||height="40" width="42" class="img-thumbnail"]] couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
196 +* [[image:1744200560571-305.png||height="46" width="44" class="img-thumbnail"]] coller un document dans un autre dossier
197 +* [[image:1744200590083-440.png||height="35" width="42" class="img-thumbnail"]] supprimer le document
198 +
199 +
200 +
201 +
202 +
203 +(% class="wikigeneratedid" id="HCaractE8resE0ignorerE0l27indexation" %)
124 124  
125 -* [[image:1754570410454-841.png||height="22" width="29"]] Affichage ou repli d'une section
126 -)))
127 -)))
1734100449837-663.png
Auteur
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