Modifications pour le document Saisir dans Flora

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.PSZ

Contenu

@@ -1,397 +1,126 @@
--**Sommaire**
--
--{{toc/}}
--
--= Ouvrir et visualiser une grille de saisie =
--
--
--Pour saisir des données dans Flora, plusieurs grilles de saisie standards sont disponibles. Ces grilles prennent en compte les spécificités liées aux différents types d'objets référencés, niveaux de description utilisés, etc.
--
--Pour accéder à la grille de saisie, chaque table présente la même fonctionnalité de création :
--
--[[image:1734100425934-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--Après avoir cliqué sur le [[image:1734100449837-663.png||height="48" width="49" class="img-thumbnail"]], l'utilisateur accède à la liste des grilles de saisie disponibles.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--//Plusieurs grilles de saisie peuvent être proposées, tout dépend du contexte et des droits dont l'utilisateur dispose dans Flora.//
++Cette page vous guide dans la prise en main des grilles de saisie dans Flora.
++\\Elle présente l’organisation générale de l’interface de saisie, quels que soient la table concernée (biens, bibliothèque, personnes…) ou le type de notice à créer
  )))
++(((
++= Qu'est-ce qu'une grille de saisie ? =
--== Choisir une grille de saisie ==
++Une grille de saisie est un formulaire structuré, permettant de renseigner les champs d'une notice selon un modèle standardisé.
++= Structure générale d’une grille de saisie =
--Lorsque la liste des grilles de saisie s'affiche, sélectionner la grille à utiliser en cliquant dessus, puis, cliquer sur Valider pour l'ouvrir - ou bien double-cliquer sur la grille de saisie-.
++Toutes les grilles de saisie dans Flora partagent une **organisation cohérente**, pensée pour optimiser la saisie, même si le contenu varie selon les normes documentaires.
++|=(% style="vertical-align: middle; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément de la grille|=(% style="vertical-align: middle; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Description
++|**Zone centrale**|Partie principale où les champs sont renseignés
++|**Menu à gauche**|Permet de naviguer entre les regroupements de champs
++|**Bouton de saisie rapide (en bas) **[[image:1754557965715-163.png]] |(% style="vertical-align:middle" %)Raccourci pour accéder à des fonctions de saisie rapide
++|**En dessous de la zone centrale**|(% style="vertical-align:middle" %)Bouton d'enregistrement ou d'abandon de la saisie en cours
++|**Tout en bas**|(% style="vertical-align:middle" %)Dans certaines grilles de saisie soumises à des normes, comme UNIMARC, affichage de la structure normalisée de la vue UNIMARC brute
++|**Onglets d'affichage**|(% style="vertical-align:middle" %)Dans certaines grilles de saisie soumises à des normes, comme UNIMARC, les onglets permettent de basculer entre libellés lisibles et étiquettes codées
--[[image:1734100512716-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Choix de la grille de saisie beaux-arts pour une notice de bien//
++[[//Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies//>>image:1734100698968-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1734100556744-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)//
--
--
--== Visualiser la grille de saisie ==
--
--
--Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :
--
--* En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.
--* La zone centrale est réservée à la saisie.
--* Dans la partie inférieure, le bouton [[image:1734100638058-491.png||class="img-thumbnail"]]donne accès à la saisie rapide.
--
--[[image:1734100698968-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies//
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Certaines spécificités sont liées à la norme métier exploitée. Ainsi, dans un contexte de référencement de catalogue bibliographique régi par la normalisation Unimarc, un certain nombre d'outils complémentaires sont présentés lors de la saisie : onglets pour choix d'affichage des libellés/étiquettes, champs composites, ajout/insertion de champs, vue Unimarc (voir paragraphe sur les grilles Unimarc).//
--)))
--
--
  == Regroupements de champs ==
++Les grilles sont divisées en **regroupements de champs** pour alléger la vue et structurer la saisie selon des blocs thématiques (identification, datation, localisation…).
--Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.
++* La liste des regroupements est accessible via un menu située généralement à gauche..
++* Vous pouvez naviguer entre regroupements pour remplir les différentes parties de la notice.
++* Une option spéciale **"Grille standard"** permet d’afficher tous les regroupements à la suite, dans une seule vue étendue.
--Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.
++Ces regroupements facilitent la saisie ciblée et permettent une meilleure lisibilité, surtout pour les notices complexes.
--=== Afficher un regroupement de champs ===
++[[//Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique//>>image:1734100724506-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.
--Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.
++[[//Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//>>image:1734100760923-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1734100724506-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique//
++== Sections internes ==
++À l’intérieur d’un regroupement, les champs peuvent être **regroupés en sections** logiques répétables ou non, dites aussi blocs (ex. : identification, datation, localisation…).
--=== Afficher la totalité de la grille ===
++* Chaque section est **encadrée et repliable** à l’aide d’un bouton « ouvrir/fermer » [[image:1754570429483-142.png||height="19" width="25"]].
++* Cela permet d’aérer la grille et de se concentrer sur les champs pertinents au fur et à mesure de la saisie.
++[[image:1734100808924-431.png]]
--La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.
--
--[[image:1734100760923-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
  (% style="text-align: center;" %)
  //Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//
--=== Fermer/ouvrir une section ===
++= Accéder à une grille de saisie =
++La saisie d’une notice dans Flora commence toujours par l’ouverture d’une **grille de saisie**, adaptée au contexte documentaire.
--A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en **sections.** Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.
++1. Depuis la table concernée (ex. : table des biens), cliquez sur l’icône **Créer une notice** dans la barre d’outils.
++1. Une fenêtre s’ouvre et vous propose une ou plusieurs grilles disponibles.
++1. Sélectionnez la grille souhaitée, puis cliquez sur **Valider** ou double-cliquez pour l’ouvrir.
++Le choix de la grille dépend :
--[[image:1734100808924-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* du type de données à saisir (ex. : bien, entrée, document, etc.),
++* des standards utilisés (ex. : Unimarc pour les notices bibliographiques),
++* de vos droits d’utilisateur.
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//
++(% class="box successmessage" id="HPointsE0retenir" %)
++(((
++Bonne pratiques
++)))
++* Chaque grille est adaptée à un contexte documentaire précis
++* L’interface est structurée en regroupements de champs et sections pour plus de clarté
++* Le confort de saisie est renforcé par des outils de navigation, de repli, et de saisie rapide
++* Des grilles spécifiques (ex. Unimarc) intègrent des normes métiers complexes
--== Insérer/Ajouter des blocs de champs répétables ==
++[[(% style="text-align: center;" %)
++//Ajouter une notice//>>image:1734100425934-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans Flora, il est possible d'insérer et d'ajouter des champs et blocs de champs répétables (ensemble de champs qui se suivent, non pas de façon hiérarchique mais continue).
++[[//Sélection d'une grille de saisie//>>image:1734100512716-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cette fonction d'ajout est disponible :
--* via un clic droit de la souris sur un libellé d'un bloc répétable
--* via un clic avec le bouton gauche de la souris, qui insère automatiquement un nouveau champ (raccourci).
++[[//Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)//>>image:1734100556744-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--L'ajout provoque l'affichage du nouveau bloc de champs à la fin du bloc courant.
--[[image:1744196268182-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple de menu contextuel d'insertion/ajout d'un nouveau bloc dans les Biens//
--
--[[image:1744196341634-714.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple de menu contextuel d'insertion/ajout de champs d'une nouvelle collection en passant par le libellé d'un champ dans la Bibliothèque//
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--Plusieurs actions sont disponibles :
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--* Annuler : annule l'opération d'insertion/ajout pour revenir à la grille courante.
--* Insérer /Ajouter : les fonctions proposées correspondent aux blocs et/ou champs qui peuvent être insérés/ajoutés selon le contexte. Un clic sur un de ces menus met automatiquement à jour le formulaire de saisie.
--* Supprimer : supprime le bloc ou le champ.
--
--Seuls les champs insérés/ajoutés qui ont été renseignés sont conservés à l'enregistrement de la notice.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Si les notices sont amenées à être exportées pour d'autres contextes, il faut utiliser les fonctions d'insertion/ajout avec parcimonie et en accord avec les règles d'utilisation qui ont été définies dans la charte de saisie de votre institution.//
++
  )))
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//L'insertion de champs seuls est possible dans les grilles de saisie UNIMARC. Cette fonctionnalité est décrite plus amplement dans l'onglet Bibliothèque, sous-rubrique Saisir.//
--)))
++**Aller plus loin**
--(% style="text-align: center;" %)
--
++Comprendre les types de champs et leur contrôle
--= Types de saisie =
--
--
--Dans Flora, la saisie des différentes informations est normalisée pour faciliter la saisie et assurer une base de données cohérente et homogène.
--
--
--== Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers ==
--
--
--Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
--
--[[image:1744198591326-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
--
--Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
--
--* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png||class="img-thumbnail"]].
--
--Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
--
--[[image:1744198674782-545.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple avec une notice autres documents//
--
--[[image:1744198726056-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Résultat//
--
--* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png||class="img-thumbnail"]].
--
--La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
--
--[[image:1744198798500-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
--
--
--Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png||height="40" width="51" class="img-thumbnail"]] dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
--
--[[image:1744198987527-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="559" width="413" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
--
--Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png||height="38" width="49" class="img-thumbnail"]] avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
--
--[[image:1744199046837-528.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Résultat//
--
--Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
--
--
--[[image:1744199133459-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
--
--
--[[image:1744199321440-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
--
--
--=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
--
--
--[[image:1744199450803-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--* [[image:1744200154013-335.png||height="48" width="36" class="img-thumbnail"]] retourner sur la notice
--* [[image:1744200173773-567.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] valider l'ajout d'un document
--* [[image:1744200248285-737.png||height="38" width="36" class="img-thumbnail"]] annuler l'association d'un document
--* [[image:2025-04-09_14h01_32.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] ajouter un dossier
--* [[image:1744200306410-626.png||height="40" width="39" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier bureautique
--* [[image:1744200336429-184.png||height="47" width="37" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier photo
--* [[image:1744200363870-496.png||height="29" width="40" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier vidéos-sons
--* [[image:1744200401014-873.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le bas un document
--* [[image:1744200414180-540.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le haut un document
--* [[image:1744200455510-180.png||height="40" width="40" class="img-thumbnail"]] modifier les attributs d'un document
--* [[image:1744200502704-220.png||height="40" width="42" class="img-thumbnail"]] couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
--* [[image:1744200560571-305.png||height="46" width="44" class="img-thumbnail"]] coller un document dans un autre dossier
--* [[image:1744200590083-440.png||height="35" width="42" class="img-thumbnail"]] supprimer le document
--
--== Saisir via des listes normalisées ==
--
--
--=== Liste déroulante ===
--
--
--== Champ avec longueur maximum et/ou minimum ==
--
--
--Certains champs sont limités en nombre de caractères.
--
--[[image:1744266160949-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="558" width="1250" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)//
--
--
--Il s'avère impossible de saisir plus de 6 caractères ; si l'utilisateur en saisit moins, un message d'erreur s'affiche lors de la validation de la notice, puisque les longueurs maximum et minimum sont définies toutes les deux à 6 : La longueur minimale de ce champ doit être : 6.
--
--[[image:1744266192457-961.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Message d'erreur Champ Coden (Bibliothèque)//
--
--
--(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
--(((
--(% style="text-align: left;" %)
--//Il n'est pas obligatoire de paramétrer une longueur maximum et minimum. Si les deux sont possibles, elles peuvent bien sûr avoir des valeurs différentes.//
++Exploiter les outils d'aide à la saisie
  )))
--
--== Champ stocké en majuscules ou minuscules ==
--
--
--Pour normaliser la saisie et assurer la cohérence de la base, certaines données alphabétiques peuvent être automatiquement enregistrées en majuscules ou minuscules.
--
--[[image:1744266239232-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)//
--
--
--Dès que l'on se positionne sur une autre zone de saisie, le contenu se convertit automatiquement en majuscules.
--
--
--== Champ numérique avec valeur minimum et/ou maximum ==
--
--
--Certains champs numériques ont aussi des limitations.
--
--Par exemple, il n'est pas possible de dépasser :
--
--* 12 mois
--* 31 jours
--* 24 heures
--
--De la même manière, il est possible d'imposer des valeurs minimales.
--
--[[image:1744266986655-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple avec le calendrier simple du Champ date de l'avis, dans la grille de saisie des biens//
--
--
--
--== Champ à valeur unique ==
--
--
--Certains champs sont à valeur unique. Cela permet d'éviter les doublons.
--
--Si l'on essaye de créer un nouveau bien qui a le même numéro d'inventaire qu'un bien déjà affecté aux collections, Flora détectera une violation d'unicité et empêchera l'enregistrement de la notice doublon.
--
--Il en va de même dans la Bibliothèque :
--
--[[image:1744267070753-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Affichage du champ N°ISBN avec saisie d'un numéro déjà affecté à un ouvrage dans Flora//
--
--
--Lors de l'enregistrement de la notice, un message d'erreur s'affiche :
--
--[[image:1744267106535-728.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Message de contrôle d'unicité sur le catalogue//
--
--
--== Caractères à ignorer à l'indexation ==
--
--
--(% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)
++(% class="box" %)
  (((
--(% style="text-align: left;" %)
--//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
--)))
++**Icônes principales**
--Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
--
--
--[[image:1744266472839-529.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
--
--[[image:1744266523925-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
--
--[[image:1744266561792-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
--
--
--Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
--
--[[image:1744266635460-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
--
--
--[[image:1744266659890-594.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Affichage du contenu du champ entre crochets//
--
--
--== Champ pré-renseigné ==
--
--
--Un champ pré-renseigné est constitué de valeurs par défaut ou de valeurs héritées d'un contexte de saisie.
--
--Dans la grille de saisie complète de la Bibliothèque, plusieurs champs contiennent des valeurs dès l'ouverture de la grille.
--
--
--**Certains champs renseignés automatiquement peuvent être modifiables** : la valeur par défaut est simplement celle estimée la plus courante. Ainsi, dans la Bibliothèque, pour un document de type monographie : le** type document** est monographie, le **support **est papier, et nous supposons qu'il s'agit d'une **nouvelle acquisition**, mais ces valeurs sont modifiables.
--
--[[image:1744266714195-921.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Affichage du regroupement de champs Général dans la grille de saisie complète de la  Bibliothèque//
--
--
--Certains champs, tels que l'opérateur de saisie, la date de saisie s'implémentent automatiquement. De la même façon, les champs modifié par et date de modification seront automatiquement renseignés par Flora au moment de la modification d'une notice. **Ces champs ne sont pas modifiables.**
--
--__Exemple pour la table des biens __: champs system automatiquement implémentés et non modifiables par les utilisateurs.
--
--[[image:1744266867121-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--
--
++* (((
++[[image:1754570596768-565.png]] Créer / Ajouter
++)))
++* [[image:1754557965715-163.png]] fonction de saisie rapide
++* [[image:1754570410454-841.png||height="22" width="29"]] Affichage ou repli d'une section
++)))
++)))

1734100449837-663.png

Auteur

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